文書を電子メールに添付して送る際の注意点
皆さま、こんにちは。
普通のOLを法律事務のスペシャリストに変身させる
パラリーガル育成の専門家、高橋慎一です 😛
今回は、作成した文書を電子メールに添付して
送付する際の注意点をいくつか挙げていきます。
機密度の高い文書は添付しない!
文書の性質が機密度の高いものである場合は、
できるかぎり電子メールに添付するという方法は避けましょう。
間違えて送信してしまったり、
ウィルスに感染して情報が漏えいしてしまったり、
大きなトラブルに繋がりかねないからです。
パスワードを設定してロックをかけよう!
電子メールに文書を添付する際には、
個人情報や文書の内容が漏えいしないよう、
文書にパスワードを設定し、ロックしておきましょう。
ただし、仮にロックをかけたとしても、
ウィルスに感染したり、他人の目に触れるなど、
漏えいする可能性はあるのでご注意くださいね 🙁
PDFに変換しよう!
文書を添付ファイルとして送信するときは、
当該文書をPDFに変換したうえで送信しましょう。
PDFにすれば、文書を加工できなくなるからです。
地図や図面などは電子メールで送付すると便利ですよね 🙂
万が一にも情報が漏えいしないようにだけは、
くれぐれもお気を付けくださいね!
※FAXを送る際の注意点については、こちらの記事をご参照ください。
※また、誤送信してしまった場合の対処法については、
こちらの記事をご参照くださいませ。
法律事務所に就職できる「AG法律アカデミー」
個別無料相談会(説明会)のお申し込みは ➡ こちらから