「始末書」の書き方

皆さま、こんにちは。
普通のOLを法律事務のスペシャリストに変身させる
パラリーガル育成の専門家高橋慎一です 🙂

できる限り避けたいことですが、仕事を続けていると、
どうしても大きなミスをしてしまうことがありますよね。
※ミスをしてしまった場合の対応についてはこちらの記事をご参照ください。

私も新人の頃は、
「何故あのようなミスを 😯 」というような
初歩的なミスをしてしまうことがありました。

ほとんどの場合は始末書を作成するまでには至らないと思いますが、
念のため、ここでは始末書の書き方を勉強しておきましょう！
知っておくといざというときに役に立つと思いますよ 🙂

基本的に始末書は、懲罰の意味合いがありますので、
上司に指示された場合にのみ書くようにしましょう。

始末書は、相手方に許しを乞うという性質のものなので、
「た・である」調ではなく「です・ます」体で書きます。

また、誠意を見せるという趣旨で、手書きで作成しましょう。
B5の白地あるいは薄い罫線の入った便箋に、
黒色の消せないペンを使用して書きましょう。
封筒は、白色長形4号・二重になっているものを使用しましょう。

この場合、会社の備品である便箋等を使用してはいけません。
始末書は会社の内部文書とは異なるからです。

始末書は、要点を押さえた、簡潔でわかりやすいものにする必要があります。

始末書には、以下の内容を盛り込みます。

💡 不始末の内容
　不始末の内容を、簡潔に、客観的に記載します。

💡 不始末の原因事実
　不始末が何に起因したかを客観的に記載します。
　言い訳をしたり、自己弁護をしたりしないよう注意しましょう。

💡 反省の弁
　不始末につき、深く反省しているという旨を伝えます。

💡 再発防止策と再度不始末を繰り返さないよう努める旨
　不始末につき、原因事実を踏まえ、再度同じ不始末をしない旨記載します。

💡 寛大な措置を願う旨
　今回に限り寛大な措置を願う旨を記載します。

始末書を受け取る相手方は、

😐 あなたが真に事態を把握し、反省をしているか

🙁 今後二度と同じ過ちを繰り返さない強い意志を有しているか

😕 同じ過ちを繰り返さないための具体的方策を講じているか

ということを始末書から判断しようとします。

従って、始末書を作成する際には、
上記の相手方の要求を満たすものかどうかを常に意識しましょう。

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