FAXを送るときの注意点


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法律事務所においても、FAXを用いて資料を送付することがあります。

機密性の高い文書やあらたまった詫び状等をFAXで送ることはまずありませんが、
送る内容によっては些細なミスで大きなトラブルに発展してしまうことも。

FAXを送るときには、細心の注意を払うように努めましょう。

以下、FAXを送信する際の注意点をいくつか挙げていきます。

・必ず送信状を付ける。
 一般的に、法律事務所で送信状に記載する項目は下記の通り。
 ①送信日
 ②受信者(事務所名、担当弁護士名など)
 ③発信者(事務所名、担当弁護士名、事務所所在地、電話番号など)
 ④文書名(「○○の件」など)
 ⑤送信枚数
 ⑥弁護士依頼者間秘密保持事項

・用紙の端に十分な余白を残す。

・読みにくいものは拡大する。

・返信が必要な場合はその旨の要望を明記する。

送信先の番号をしっかり確認する。
 番号を読み上げる、指差し確認する、ダブルチェックを行うようにしましょう。

・相手方にFAXを送る旨の連絡を事前に入れる。

・FAXの送信記録を確認する。
 場合によっては送信記録をプリントアウトしておきましょう。

・相手方に送信後に届いたか確認の連絡を入れる。

※相手方への連絡の要否や、送信記録のプリントアウト
などについては事務所によって対応が異なりますので、
あらかじめ弁護士や先輩などに確認しておきましょう。

 

※文書を電子メールに添付して送る際の注意点については、
 こちらの記事をご参照ください。

※FAXを誤送信してしまった場合の対処法については、
 こちらの記事をご参照ください。 

 


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