電子メールの「開封確認」機能を使用するのは失礼にあたる?
電子メールの「開封確認」機能をご存知ですか?
電子メールには「開封確認」という機能がついています。
例えば、Outlookの場合は、
このように「開封確認」欄にチェックをします。
すると、受信者が電子メールを開いたときに、
このようなポップが出現します。
受信者が「はい(Y)」をクリックすると、
発信者にこのようなメールが送られます。
「開封確認」機能は使用しない方がベター
この「開封確認」機能は、
相手が読んだかを確認できる点で便利ですが、
下記のようなデメリットもあります。
🙁 相手方が「自分は信用されていない」と感じてしまう
🙁 直ぐ読まなければならないという心理的負担を与えてしまう
🙁 すぐ返信しなきゃとプレッシャーを与えてしまう
🙁 監視されているような居心地の悪さを感じさせてしまう
従って、ビジネスの場では「開封確認」機能は
なるべく使用しないのがマナーといえるでしょう。
どうしても開封を確認をしたいときはどうすればいいの?
どうしても相手の開封を確認したいような特に重要な案件は、
そもそも電子メールでやりとりするのに向いていません。
そのような案件は、電子メールではなく電話で伝える方が確実です。
どうしても電子メールで送らなくてはならないときも、
開封確認機能を用いるのではなく、下記のような方法によって
相手が開封したか確認するのが良いでしょう。
1.相手方に返信を要求する
「お忙しいところ誠に恐縮ですが、
お読みいたいた場合は、その旨ご一報いただけると幸いです。
※こちらのメールアドレスにご返信頂く方法にてお願い致します。」
などとメールに記載する方法です。
2.電話を併用する
メールを送るのに加えて、相手方に電話をかけて、
届いているかどうかを確認する方法です。
3.再度メールを送る
相手から返信がなく、不安なときは、
「○○様の電子メールの設定により、
お送りしたメールが、迷惑メールとして
振り分けられているかもしれないと考え、
再度メールを送らせて頂くことに致しました。
再度の送信をどうぞご容赦くださいませ。」
と、迷惑メールに振り分けられたかもしれないということを
匂わせつつ、再度メールを送信する方法です。
「開封確認」機能はあくまで発信者にとって便利な機能であって、
受信者にとっては心理的負担を与えられるだけということを自覚し、
なるべくなら使用しないようにしましょうね 🙂
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